Menyiapkan perjanjian pertukaran data antarinstansi

Mulai dari kewenangan dan tujuan layanan

Perjanjian bukan sumber kewenangan baru untuk mengambil atau membuka data. Periksa dulu tugas masing-masing instansi, dasar penggunaan, pihak berwenang, tujuan pelayanan dan ketentuan sektoral. Nama “integrasi” tidak berarti semua kolom dapat dibagikan.

Perpres 95/2018 Pasal 26 mengaitkan bagi pakai data dengan tujuan/cakupan, penyediaan hak akses dan standar interoperabilitas. Permenkominfo 1/2023 mengatur Layanan Interoperabilitas Data (LID), termasuk persyaratan, uji kelayakan, katalog serta akses. Baca keduanya bersama aturan yang berlaku pada jenis data dan layanan instansi.

Panduan ini menyarankan isi kesepakatan dan lampiran teknis. Ia tidak menetapkan bahwa semua pertukaran wajib memakai satu MoU tertentu, memberi izin pembukaan data atau menggantikan pemeriksaan bagian hukum instansi.

Hubungkan pihak dengan tanggung jawab

Tentukan instansi penyedia, pengguna, unit pemilik data, pengelola layanan dan pengelola platform bila ada. Nama vendor atau administrator saja belum menjelaskan siapa yang boleh menyetujui tujuan dan akses.

Bagian kesepakatan	Pertanyaan yang perlu dijawab
Dasar dan tujuan	Tugas/ketentuan apa yang mendasari pertukaran? Keputusan atau verifikasi apa yang dilayani?
Elemen dan lingkup	Kolom apa, definisi, periode, sumber, kualitas serta klasifikasinya? Mana yang tidak dibagikan?
Pengguna dan akses	Unit/akun mana, tindakan apa, bagaimana permohonan, persetujuan, peninjauan dan pencabutannya?
Kanal dan layanan	Endpoint/kanal yang disetujui, autentikasi, metadata, format, versi, frekuensi dan batas pemakaian?
Mutu dan perubahan	Siapa memperbaiki data, menangani selisih, mengumumkan perubahan serta memeriksa kompatibilitas?
Keamanan dan akhir kerja sama	Penanganan insiden, bukti, retensi, penghentian akses dan pemanfaatan setelah kerja sama berakhir?

Simpan daftar elemen dalam lampiran yang dapat dikendalikan versinya. Tautkan ke arsitektur dan interoperabilitas SPBE serta inventaris aset dan layanan, sehingga lingkup kesepakatan cocok dengan sistem yang digunakan.

Batasi data sesuai kebutuhan

Contoh fiktif SPBE-EXCHANGE-DEMO-01: instansi A memerlukan hasil pemeriksaan kelayakan dari instansi B untuk satu layanan. Tim perlu menilai apakah jawaban terbatas cukup, sebelum meminta salinan lengkap arsip. Nama instansi, layanan dan alur ini buatan; tidak ada kewenangan atau izin nyata yang dinyatakan.

Catat tujuan, atribut yang diperlukan, hasil yang dikembalikan, lama penggunaan dan pihak yang dapat membacanya. Jangan mencampur kebutuhan pelayanan dengan rencana analitik baru. Pemakaian lanjutan, akses vendor atau pembagian kepada pihak ketiga perlu pemeriksaan dasar tersendiri.

Jika ada data pribadi, periksa dasar, hak, keamanan serta aturan PDP yang relevan melalui hub PDP. Jangan menganggap tanda tangan perjanjian otomatis menjadi persetujuan semua orang yang datanya diproses.

Periksa katalog, persetujuan dan uji kelayakan

Permenkominfo 1/2023 Pasal 7–8 mengatur uji kelayakan operasional dan pemenuhan persyaratan LID sebelum dioperasikan. Pasal 10–11 membedakan layanan terbuka/terbatas serta mekanisme katalog dan persetujuan akses. Ini pekerjaan berbeda dari penandatanganan kesepakatan.

Bila memakai layanan terbatas, ikuti mekanisme katalog dan persetujuan penyedia yang berlaku; perjanjian lokal tidak menggantikan langkah tersebut. Identifikasi pula persyaratan operasional penyelenggara platform yang belum terdapat dalam dokumen kerja tim.

Sebagai rancangan uji, gunakan data buatan untuk format/kode yang salah, akses ditolak, tujuan di luar lingkup, hasil kosong, perubahan versi dan layanan tidak tersedia. Pisahkan hasil pengujian teknis internal dari laporan uji kelayakan resmi. Contoh perjanjian dan skenario pada halaman ini belum diuji ke LID nyata.

Sepakati operasi dan penghentian akses

Tentukan pemilik pengaduan, koreksi data, gangguan dan insiden. Target respons internal tidak boleh disajikan sebagai tenggat aturan tanpa dasar. Sertakan cara mendeteksi penggunaan berlebihan, perubahan hak akses, rotasi rahasia dan pencabutan akun yang tidak diperlukan.

Perpres 95/2018 Pasal 40–41 menjadi dasar keamanan SPBE; lanjutkan pemeriksaan teknis serta bukti melalui persiapan audit. Jangan membuka data produksi untuk menguji endpoint atau membagikan token di lampiran perjanjian.

Sebelum layanan dipakai, cocokkan dokumen, konfigurasi akses, versi skema, hasil uji dan keputusan yang diperlukan. Saat kerja sama berakhir, hentikan akses serta tentukan nasib data dan bukti sesuai aturan retensinya. Menghapus akun saja tidak membuktikan semua salinan sudah ditangani.