Memilih sistem RME dan membagi tanggung jawab vendor

Memakai vendor atau membangun sendiri?

Keduanya memerlukan pemeriksaan sistem dan pembagian tugas. Pasal 9 Permenkes 24/2022 membuka pilihan sistem yang dikembangkan Kemenkes, fasilitas sendiri, atau PSE melalui kerja sama. Memakai vendor tidak menghilangkan tanggung jawab fasilitas atas rekam medis.

Dokumentasi SATUSEHAT membedakan fasilitas pengguna sistem mitra dengan sistem mandiri. Sistem mandiri juga perlu didaftarkan. Fasilitas pengguna mitra perlu memastikan sistemnya telah terverifikasi dan dipilih saat pemutakhiran data fasilitas. Status sistem perlu diperiksa pada sumber resmi, bukan hanya logo atau tangkapan layar promosi.

Mulai dari kebutuhan pelayanan

Daftarkan jenis pelayanan, pengguna, cabang, dan sistem yang sudah digunakan. Libatkan petugas rekam medis serta tenaga kesehatan saat menilai alur pencatatan. Jangan memilih hanya berdasarkan jumlah fitur atau harga bulanan.

Sebagai saran pemeriksaan, minta demonstrasi dengan data fiktif untuk pendaftaran, pencatatan layanan, perbaikan data, pengaturan akses, pengiriman ke SATUSEHAT, dan pemulihan cadangan. Catat fitur yang sudah bekerja serta yang masih dijanjikan.

Bukti uji registrasi penyedia pada portal SATUSEHAT bukan bukti bahwa seluruh modul pelayanan fasilitas Anda telah selesai diterapkan. Cocokkan cakupan demonstrasi dengan kebutuhan yang disepakati.

Sepakati pembagian pekerjaan

Gunakan pembagian berikut sebagai bahan perjanjian kerja, lalu sesuaikan dengan kewenangan dan aturan yang berlaku:

• Pimpinan fasilitas: menetapkan prosedur, hak akses, penanggung jawab, dan penerimaan hasil pekerjaan.
• Tenaga kesehatan dan petugas rekam medis: memastikan pencatatan serta perbaikan mengikuti kewenangan dan keadaan pelayanan yang sebenarnya.
• Tim IT atau penyedia: menyiapkan sistem, integrasi, dukungan teknis, pemantauan gangguan, dan dokumentasi sesuai kontrak.
• Tim bersama: menguji alur, memeriksa kelengkapan data, serta menyelesaikan masalah yang membutuhkan keputusan layanan dan teknis.

Jangan memberikan akses seluruh isi rekam medis kepada semua petugas dukungan. Batasi akses menurut tugas dan catat persetujuannya. Hak memperbaiki data klinis tidak otomatis melekat pada orang yang dapat mengubah basis data.

Periksa penyimpanan dan akses fasilitas

Pasal 20 mengatur media penyimpanan, keamanan, dan cadangan. Ketentuannya menyebut persyaratan sertifikasi untuk media tertentu; jangan menganggap setiap paket cloud otomatis memenuhi ketentuan itu.

Untuk kerja sama penyimpanan karena keterbatasan sumber daya, Pasal 22 mencakup fasilitas penyimpanan di dalam negeri, rekomendasi unit Kemenkes terkait, larangan penggunaan yang merugikan, pakta integritas atau NDA, serta akses fasilitas terhadap data yang disimpan. Bukti pendaftaran PSE saja tidak menggantikan pemeriksaan tersebut.

Minta penjelasan tertulis mengenai lokasi data dan cadangan, pihak yang mengaksesnya, prosedur pemulihan, serta bukti yang mendukung persyaratan penyimpanan. Periksa lokasi server dan aliran data dengan tetap mengutamakan aturan khusus RME.

Siapkan jalan keluar sebelum menandatangani kontrak

Sebagai saran kontrak, sepakati format ekspor, bantuan perpindahan, biaya yang mungkin timbul, masa dukungan, pengembalian akses, serta tindak lanjut salinan data. Uji apakah data hasil ekspor dapat dibaca dan dipakai oleh sistem penerima.

Contoh fiktif: sebuah klinik hendak pindah penyedia. File ringkasan PDF tersedia, tetapi data terstruktur dan lampirannya belum dapat dipindahkan. Tim mencatat kekurangan ini sebelum menyetujui jadwal perpindahan agar layanan dan catatan pasien tetap tersedia.

Jangan menghapus RME otomatis saat kontrak berakhir. Cocokkan dengan masa simpan Pasal 39, kewajiban fasilitas, dan aturan pelindungan data. Gunakan checklist kesiapan RME serta panduan serah terima software house untuk merinci bukti pekerjaan.