Mengatur akses dan jejak audit pada sistem RME

Pisahkan hak baca, input dan koreksi

Akun yang dapat memasukkan data belum tentu boleh membaca seluruh catatan atau memperbaiki setiap isian. Permenkes 24/2022 Pasal 30 membedakan penginputan, perbaikan dan melihat data. Pimpinan fasilitas menetapkan hak tersebut melalui kebijakan serta SOP, dengan memperhatikan keamanan data.

Mulai dari peran nyata: petugas pendaftaran, tenaga pemberi pelayanan, petugas rekam medis, pengelola sistem dan dukungan vendor. Tentukan batas fasilitas, layanan, jenis data dan tindakan. Akses teknis untuk pemeliharaan tidak otomatis menjadi izin melihat isi klinis.

Catat keputusan, bukan hanya nama peran

Gunakan checklist akses pegawai yang sudah tersedia dan catat pembagian hak sesuai SOP fasilitas. Contoh berikut adalah pembagian fiktif untuk diskusi, bukan aturan semua fasilitas.

Peran pada contoh	Batas yang diuji
Pendaftaran	Mengisi data administratif sesuai kewenangan; tidak memperoleh akses baca klinis hanya karena punya akun.
Tenaga pelayanan	Membaca catatan yang diperlukan untuk pelayanan dalam lingkupnya; tindakan pencatatan/koreksi mengikuti kewenangan.
Petugas rekam medis	Mengelola koreksi administratif sesuai kebijakan dan persetujuan yang relevan; tidak otomatis mengubah keputusan klinis.
Dukungan vendor	Akses sementara untuk pekerjaan yang disetujui; pilih bukti teknis yang tidak membuka isi pasien jika memungkinkan.

Gunakan akun per orang untuk tindakan yang perlu dapat ditelusuri. Bedakan akun pengguna dengan akun integrasi SATUSEHAT; lindungi rahasia integrasi di sisi server. Periksa kembali akses saat petugas pindah, berhenti, berganti tugas atau kontrak dukungan selesai.

Perbaikan mempunyai batas dan alasan

Pasal 30 ayat (6) membatasi perbaikan oleh tenaga pemberi pelayanan dan petugas administrasi termasuk perekam medis sesuai kewenangan, paling lama 2×24 jam sejak data diinput. Ayat (7) mengatur persetujuan perekam medis dan/atau pimpinan fasilitas untuk kesalahan administratif yang diketahui melewati batas itu.

Jangan mengubah pengecualian administratif tersebut menjadi izin umum memperbaiki catatan klinis terlambat. Kasus klinis dan prosedur spesifik perlu keputusan fasilitas serta aturan yang sesuai. Simpan alasan, pihak yang berwenang, persetujuan bila diperlukan dan hubungan versi sebelum/sesudah.

Koreksi tidak berarti menghilangkan semua jejak lama. Sebagai rancangan teknis, buat riwayat perubahan yang dapat diperiksa dan pembatasan siapa yang dapat mengelolanya. Pasal 31 menyatakan RME dapat dilengkapi TTE; jangan menyebutnya kewajiban universal hanya dari pasal itu.

Rancang akses darurat melalui kebijakan fasilitas

Beberapa sistem memakai akses darurat untuk situasi pelayanan tertentu. Artikel ini tidak menyatakan setiap RME wajib menyediakan tombol bypass atau bahwa keadaan darurat membolehkan seluruh pengguna membuka seluruh pasien.

Bila fasilitas memilih mekanisme tersebut, tentukan pelaku berwenang, keadaan yang memenuhi syarat, batas data, alasan, masa akses, catatan kejadian dan pemeriksaan setelahnya. Uji penolakan untuk pengguna di luar fasilitas, akun nonaktif atau alasan kosong. Persetujuan otomatis di kode tidak menggantikan keputusan orang yang berwenang.

Simpan jejak yang berguna tanpa membocorkan pasien

Catat pengguna, tindakan, ID objek terbatas, waktu, keputusan akses, alasan dan rujukan versi. Untuk dukungan teknis, jangan menyalin isi lengkap rekam medis, token atau NIK ke log umum. Lindungi log, batasi hak hapus/ubah, tentukan retensi yang sesuai dan pastikan pemeriksa bisa menelusuri kejadian.

Jejak aplikasi, audit mutu RME dan laporan keamanan merupakan bukti berbeda. Banyaknya log tidak menjamin audit lulus; perlu diperiksa apakah catatan lengkap, dapat digunakan serta terlindungi dari perubahan yang tidak berwenang.

Coba kasus penolakan dan perubahan

Contoh lokal data RME menjalankan delapan observasi akses dan audit administratif: baca klinis petugas pendaftaran ditolak, input administratif diizinkan, akun nonaktif/lintas fasilitas ditolak, koreksi administratif setelah 49 jam memerlukan persetujuan contoh, akses darurat tanpa alasan ditolak dan versi perubahan tercatat.

Hasil sesuai harapan pada 5 Oktober 2026. Ini fungsi lokal dengan keputusan buatan, bukan uji aplikasi klinis, pencabutan sesi nyata, persetujuan manusia atau log permanen yang tahan perubahan. Setelah menerapkan kebijakan, lakukan uji pada sistem yang diizinkan dengan data buatan dan orang yang memahami pelayanan.

Lanjutkan ke pengelolaan akun tim untuk keluar-masuk pegawai dan migrasi RME untuk menjaga batas akses saat mengganti sistem.