Checklist akses pegawai masuk, pindah peran, dan keluar

Kapan checklist ini digunakan?

Gunakan ketika pegawai mulai bekerja, berganti tugas, atau berhenti. Untuk pekerja kontrak dan vendor, sesuaikan dengan masa penugasan serta pemilik aksesnya. Baca panduan akun dan akses untuk menentukan pembatasan akses dan pemulihan akun.

Cara mengisi bersama tim

1. Atasan atau HR mencatat perubahan dan waktu berlakunya. Pemilik layanan memutuskan akses yang diperlukan.
2. IT melaksanakan perubahan yang disetujui. Gunakan inventaris aset agar layanan di luar login perusahaan tidak terlewat.
3. Di salinan yang diunduh, tambahkan petugas, waktu, serta referensi bukti pada setiap butir. Untuk tahap yang tidak digunakan, tulis “tidak berlaku” dan alasannya.
4. Pemilik layanan memeriksa hasil. Pekerjaan yang belum selesai tetap terbuka dengan penanggung jawab dan tenggat.

Centang di halaman ini hanya penanda sementara. Jangan menganggap jumlah centang sebagai bukti bahwa semua akses sudah ditutup.

Contoh terisi: pegawai keluar

Contoh fiktif: pegawai operasional P-017 selesai bekerja pada 30 September pukul 17.00 WIB. Tidak ada nama atau akun orang sungguhan dalam contoh ini.

Catatan	Isian contoh
Persetujuan	Atasan operasional; tiket AKS-017; penutupan pada akhir penugasan.
Pengalihan	Folder pesanan dialihkan ke pemilik operasional baru pukul 16.00; hasil diperiksa pemilik folder.
Akses ditutup	IT menonaktifkan akun kerja dan mencabut sesi aktif pukul 17.00. Akun ekspedisi diperiksa terpisah karena tidak memakai login perusahaan.
Perangkat	Laptop diterima IT dengan berita serah terima; pemeriksaan perangkat masih dijadwalkan.
Tindak lanjut	Satu akun layanan masih dimiliki pegawai lama. Pemilik sistem diminta memindahkannya hari itu; checklist belum ditutup.

Penutupan akses bukan penghapusan seluruh arsip

Jangan langsung menghapus kotak surat, dokumen kerja, atau arsip pegawai hanya karena aksesnya ditutup. Tentukan kebutuhan serah terima, penyimpanan, dan pembatasan akses berdasarkan jenis dokumen. Bahas pengelolaan arsip melalui panduan data pelamar dan pegawai. Simpan checklist di tempat terbatas; jangan mencatat kata sandi atau kode pemulihan.