Cara memeriksa tanda tangan elektronik pada PDF

1. Minta berkas yang ditandatangani

Mulai dari PDF asli yang dikirim melalui saluran yang disepakati. Simpan salinannya sebelum memeriksa. Hasil pindai, tangkapan layar, atau PDF yang dibuat ulang lewat perintah cetak tidak menyediakan data tanda tangan asli untuk pemeriksaan yang sama.

Panduan ini untuk PDF dengan tanda tangan berbasis sertifikat. Kesepakatan melalui formulir atau cara lain memerlukan pemeriksaan bukti sesuai mekanismenya; tidak adanya panel tanda tangan pada PDF bukan putusan akhir atas seluruh bukti transaksi.

2. Buka rincian tanda tangan

Gunakan pembaca PDF yang mendukung validasi tanda tangan elektronik. Buka panel tanda tangan, lalu rincian sertifikat penanda tangan. Petunjuk teknis BSrE menjelaskan pemeriksaan panel, identitas, penerbit sertifikat, dan hasil validasi. Jika memakai alat lain, nama menu dapat berbeda.

Periksa setiap tanda tangan, terutama bila ada beberapa pihak. Sebagai catatan kerja, tulis siapa yang tercantum, kapan penandatanganan dicatat, sertifikat yang digunakan, serta pesan hasil pemeriksaannya. Cocokkan identitas itu dengan pihak yang seharusnya menandatangani.

Ilustrasi catatan pemeriksaan, bukan tangkapan layar aplikasi atau hasil validasi dokumen nyata.

01Berkas asli

Gunakan PDF yang ditandatangani. Hasil pindai atau cetak ulang tidak menyediakan data tanda tangan yang sama.

02Penanda tangan

Catat identitas dan waktu yang ditampilkan. Cocokkan dengan pihak yang seharusnya menandatangani.

03Sertifikat dan status

Periksa penerbit, masa berlaku, pencabutan, serta pesan validasi. Status belum jelas perlu ditelusuri.

04Perubahan dokumen

Baca informasi perubahan setelah penandatanganan dan bagian dokumen yang tercakup.

Hasil belum jelas?

Simpan pesan lengkap dan minta penjelasan yang dapat diperiksa. Jangan menambahkan sertifikat tak dikenal sebagai tepercaya hanya untuk menghilangkan peringatan.

Periksa setiap tanda tangan. Validasi teknis tidak otomatis membuktikan kewenangan penanda tangan atau seluruh kontrak sah. Masa berlaku sertifikat yang berakhir hari ini saja tidak menentukan keabsahan tanda tangan lama.

Rujukan: BSrE: petunjuk teknis verifikasi dokumen v4.0 · PP 71/2019, Pasal 59 dan 62 · Permenkominfo 11/2022, Pasal 37.

Informasi sertifikat dapat membantu memeriksa identitas. Kewenangan orang tersebut untuk mewakili perusahaan tetap perlu diperiksa dari dokumen yang sesuai.

3. Periksa perubahan dan status sertifikat

PP 71/2019 Pasal 59 dan 62 mensyaratkan perubahan pada tanda tangan serta informasi terkait dapat diketahui. Jangan berhenti pada tampilan tanda centang: baca apakah ada perubahan setelah penandatanganan dan bagian mana yang tercakup oleh tanda tangan.

Catat juga hasil pemeriksaan masa berlaku, pencabutan, dan kepercayaan terhadap penerbit sertifikat. Status yang belum dapat dipastikan perlu ditelusuri. Itu berbeda dari hasil yang secara jelas menyatakan verifikasi gagal.

Sertifikat yang sudah berakhir masa berlakunya hari ini tidak cukup, sendirian, untuk menyimpulkan tanda tangan lama tidak sah. Periksa waktu penandatanganan dan bukti validasi yang tersedia. Permenkominfo 11/2022 Pasal 37 mengatur preservasi agar keabsahan dapat terus dibuktikan, termasuk saat sertifikat kedaluwarsa. Menyimpan PDF saja belum tentu memenuhi kebutuhan preservasi tersebut.

4. Tindak lanjuti hasil yang belum jelas

Gunakan urutan kerja berikut sebagai saran pemeriksaan, bukan pengganti keputusan hukum:

Hasil pemeriksaan	Tindak lanjut
Validasi berhasil dan identitas sesuai	Simpan hasil; lanjutkan pemeriksaan kewenangan dan isi kontrak
Identitas tidak sesuai pihak yang diharapkan	Konfirmasikan melalui kontak yang sudah dikenal
Perubahan dokumen terdeteksi	Periksa versi yang ditandatangani dan sifat perubahan; minta penjelasan pengirim
Sertifikat atau statusnya belum dapat diverifikasi	Catat pesan lengkap dan minta bantuan tim teknis atau penerbit sertifikat

Jangan menambahkan sertifikat tak dikenal sebagai tepercaya hanya agar peringatan hilang. Bila memilih pemeriksaan melalui situs, pastikan alamat resmi dan izin untuk memproses isi dokumen di sana. Dokumen berisi data pribadi atau rahasia bisnis perlu mengikuti aturan akses organisasi.

5. Simpan bukti pemeriksaan

Sebagai saran kerja, simpan berkas asli, tanggal pemeriksaan, nama dan versi alat, hasil setiap tanda tangan, serta tindak lanjut. Tangkapan layar hasil membantu pencatatan, tetapi tidak menggantikan berkas yang diperiksa.

Contoh fiktif: PDF perjanjian mempunyai dua tanda tangan. Satu berhasil diverifikasi, satu belum dapat dipastikan sertifikatnya. Tim mencatat hasil keduanya dan menunda penerimaan sampai pihak kedua memberikan penjelasan yang dapat diperiksa.

Validasi teknis tidak otomatis membuktikan seluruh kontrak sah. Lanjutkan dengan pemeriksaan kontrak dan bukti persetujuan serta checklist TTE.