Menentukan dasar pemrosesan data pribadi untuk setiap kegiatan

Mulai dari pekerjaan yang memakai data

Dasar pemrosesan menjelaskan alasan yang sah untuk menggunakan data pada tujuan tertentu. Pasal 20 UU PDP mewajibkan pengendali mempunyai dasar. Daftar dasarnya tersedia pada panduan persetujuan; halaman ini membantu mencatat keputusan untuk pekerjaan nyata.

Libatkan pemilik kegiatan dan orang yang dapat memeriksa ketentuan hukum. Tim teknis menjelaskan data dan alurnya; keputusan tidak cukup dibuat dengan memilih label pada aplikasi.

Tulis kegiatan sebagai kalimat yang bisa diperiksa: “mengirim pesanan ke alamat pembeli” atau “mengirim promosi bulanan”. “Mengolah data pelanggan” terlalu luas. Walaupun memakai email yang sama, pengiriman pesanan dan promosi mempunyai tujuan berbeda.

Periksa kebutuhan sebelum memilih dasar

Untuk setiap kegiatan, jawab empat pertanyaan:

1. Apa hasil yang hendak dicapai, dan siapa yang datanya digunakan?
2. Data apa yang diperlukan untuk hasil tersebut? Bisakah tujuan tercapai dengan data lebih sedikit?
3. Siapa menerima data, untuk apa, dan berapa lama penggunaannya?
4. Bukti apa yang mendukung dasar yang diusulkan, dan siapa memutuskan?

Pasal 27–28 tetap mengatur pemrosesan yang terbatas, spesifik, sah, transparan dan sesuai tujuan. Memiliki dasar tidak membuat semua kolom formulir atau semua penggunaan lanjutan menjadi diperlukan. Hubungkan catatan dengan ROPA agar tujuan, penerima dan masa simpan konsisten.

Cocokkan dasar dengan bukti kegiatan

Jika mengusulkan pemenuhan perjanjian, tunjukkan hubungan pekerjaan itu dengan perjanjian atau permintaan sebelum perjanjian oleh orang yang datanya diproses. Satu klausul “data boleh digunakan untuk apa saja” tidak menjelaskan hubungan tersebut.

Jika mengusulkan kewajiban hukum, catat peraturan dan ketentuan yang mewajibkan pengendali melakukan pekerjaan itu. Kebijakan internal atau permintaan vendor tidak otomatis menjadi kewajiban hukum.

Untuk kepentingan yang sah lainnya, Pasal 20 ayat (2) huruf f meminta perhatian pada tujuan, kebutuhan dan keseimbangan kepentingan pengendali dengan hak subjek data. Sebagai catatan kerja, jelaskan manfaat, kemungkinan dampak bagi orang, alternatif dan pengamanannya. Ini bukan rumus persetujuan otomatis atau format resmi penilaian.

Jika memakai persetujuan, periksa penjelasan, pilihan, bukti dan cara menariknya sesuai Pasal 21–24 serta 40. Jangan memilih persetujuan hanya karena paling mudah ditampilkan, lalu mengabaikan akibat ketika orang menolaknya.

Contoh: pisahkan pesanan dan promosi

Contoh berikut fiktif; keputusan akhirnya memerlukan pemeriksaan kegiatan dan ketentuan yang berlaku.

Kegiatan	Pemeriksaan dan keputusan contoh
Mengirim barang yang dibeli	Periksa dasar perjanjian, alamat yang diperlukan dan penerima pengiriman. Jangan menambahkan tanggal lahir jika tidak diperlukan untuk pesanan.
Mengirim promosi ke pembeli	Buat catatan tujuan terpisah. Jika memilih persetujuan, sediakan pilihan serta bukti; jangan memakai persetujuan pesanan sebagai izin semua kampanye.
Mengarsipkan dokumen transaksi	Tim keuangan mencari ketentuan penyimpanan yang sesuai. Angka retensi ditahan sampai dasarnya jelas; arsip tidak otomatis menjadi daftar promosi.

Keputusan boleh berupa belum dapat dijalankan. Misalnya, tim belum menemukan dasar untuk menambahkan nomor identitas ke formulir promosi. Catat persoalan, alternatif tanpa nomor identitas, pemilik pemeriksaan dan syarat membuka kembali keputusan.

Simpan keputusan dan periksa perubahan

Gunakan catatan dasar pemrosesan untuk merekam tujuan, data, dasar beserta bukti, pertimbangan, hasil, pemilik dan waktu review. Ini membantu menunjukkan pertanggungjawaban; mengisi worksheet saja tidak membuktikan pemrosesan patuh.

Tinjau ulang jika tujuan, data, penerima, model bisnis atau aturan berubah. Jangan diam-diam mengganti dasar untuk melanjutkan tujuan yang persetujuannya sudah ditarik. Nilai kegiatan yang masih berlangsung dan penjelasan kepada orang secara terpisah.

Pemrosesan berisiko tinggi tetap perlu diperiksa melalui DPIA. Artikel ini memakai UU yang ditautkan; record UU PDP mencatat batas verifikasi aturan pelaksanaan.