CCTV dan data pribadi di tempat usaha

Kapan rekaman CCTV menjadi data pribadi?

Rekaman yang dapat mengenali seseorang perlu diperlakukan sebagai data pribadi. Toko, kantor, dan pengelola gedung perlu memeriksa tujuan serta cara pemakaiannya. Pengecualian kegiatan pribadi atau rumah tangga dalam UU PDP bukan alasan otomatis untuk mengecualikan CCTV usaha.

Bedakan merekam kejadian dengan mengenali wajah secara otomatis. Fitur identifikasi biometrik, pencocokan daftar orang, atau pemantauan sistematis dapat mengubah risiko dan kebutuhan penilaiannya. Kamera yang sama dapat mendukung kegiatan pemrosesan yang berbeda.

Pasal 17 secara khusus mengatur alat pemroses/pengolah data visual di tempat umum atau fasilitas pelayanan publik: tujuan yang dibatasi, informasi pada area pemasangan, dan larangan penggunaan untuk mengidentifikasi seseorang, dengan pengecualian yang disebut dalam ayat (2). Periksa ketentuan tersebut bila lokasi dan kegiatan termasuk lingkupnya; jangan menyamakan semua pemasangan dengan penggunaan privat.

Tentukan kebutuhan sebelum memasang kamera

Tuliskan kejadian yang ingin dicegah atau ditelusuri: kehilangan barang di kasir, akses ke gudang, atau keselamatan di pintu masuk. Pilih sudut kamera yang cukup untuk tujuan itu. Periksa apakah suara, pengenalan wajah, dan akses jarak jauh memang diperlukan.

Keputusan	Hal yang diperiksa
Dasar pemrosesan	Pilih dan dokumentasikan dasar yang sesuai Pasal 20; tujuan keamanan saja belum menyelesaikan penilaian
Area rekaman	Hindari area privat; batasi jangkauan ke tempat yang relevan
Informasi untuk orang	Jelaskan pengelola, tujuan, cara menghubungi, dan tempat membaca informasi lebih lanjut
Pengguna rekaman	Beri akses kepada petugas yang memang menangani kejadian
Penyimpanan	Tetapkan masa simpan berdasarkan kebutuhan, risiko, dan aturan yang berlaku

Tanda pemberitahuan membantu transparansi, tetapi bukan bukti bahwa setiap orang telah memberikan persetujuan yang sah. Baca dasar pemrosesan dan persetujuan. Pemantauan sistematis juga perlu diperiksa terhadap kriteria DPIA.

Siapkan alur melihat dan menyerahkan rekaman

Gunakan akun petugas yang dapat dilacak, batasi unduhan, dan catat siapa mengambil rekaman, alasan, rentang waktu, serta penerimanya. Jika vendor memantau sistem, periksa instruksi, akses, lokasi penyimpanan, dan akhir kontraknya.

Permintaan pelanggan, permintaan aparat, dan penggunaan internal harus diperiksa sesuai tujuan serta dasar masing-masing. Rekaman orang lain tidak boleh diserahkan begitu saja sebagai satu berkas utuh. Pertimbangkan pemotongan bagian yang relevan atau penyamaran orang lain jika diperlukan dan memungkinkan.

Contoh: pelanggan kehilangan tas

Contoh fiktif: pengelola toko menerima permintaan rekaman selama dua jam. Petugas memeriksa identitas dan kejadian, membatasi pencarian pada waktu serta area terkait, lalu menilai cara memberikan informasi tanpa membuka aktivitas semua pengunjung. Salinan yang disimpan untuk penanganan perkara dicatat terpisah dari rekaman rutin.

Jangan mengunggah potongan rekaman ke media sosial sebagai langkah otomatis. Penyebaran merupakan pemrosesan tersendiri dengan risiko dan dasar yang harus diperiksa.

Kapan rekaman dihapus?

Tidak ada satu angka masa simpan CCTV dalam panduan ini yang berlaku untuk semua usaha. Atur penghapusan otomatis sesuai jadwal yang telah ditetapkan, periksa hasilnya, dan dokumentasikan pengecualian penyimpanan untuk kejadian tertentu. Gunakan panduan retensi dan periksa perkembangan aturan pelaksanaan.