Retensi data pribadi: menentukan masa simpan dan penghapusan

Berapa lama data pribadi boleh disimpan?

Tidak ada satu angka masa simpan yang dapat dipakai untuk semua data bisnis. Mulai dari tujuan pemrosesan dan aturan yang berlaku bagi jenis dokumen atau kegiatan tersebut. Data calon pelanggan, arsip transaksi dan rekam medis tidak boleh diberi masa simpan yang sama hanya karena berada di satu aplikasi.

Pasal 16 ayat (2) UU PDP mengatur prinsip penghapusan atau pemusnahan setelah masa retensi berakhir atau berdasarkan permintaan subjek data, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan. Pasal 42–44 merinci keadaan untuk pengakhiran pemrosesan, penghapusan dan pemusnahan.

Saran kerja di artikel ini membantu menyusun jadwal, bukan menetapkan masa simpan untuk pajak, ketenagakerjaan, kesehatan atau sektor tertentu. Angka dan dasar tiap kategori tetap perlu diperiksa dari aturan yang sesuai.

Bedakan berhenti menggunakan, menghapus dan memusnahkan

Tindakan	Pokok ketentuan UU PDP
Mengakhiri pemrosesan	Pasal 42 mencakup tercapainya masa retensi, tujuan yang telah tercapai atau permintaan subjek data. Pelaksanaan mengikuti peraturan perundang-undangan.
Menghapus data	Pasal 43 mencakup data yang tidak lagi diperlukan untuk tujuan, penarikan persetujuan, permintaan subjek data, atau perolehan/pemrosesan yang melawan hukum.
Memusnahkan data	Pasal 44 memuat kondisi tersendiri, termasuk masa retensi habis dengan keterangan dimusnahkan pada jadwal retensi arsip. Penjelasannya mengarah pada tindakan yang membuat data tidak lagi dapat mengidentifikasi subjek.

Baca kondisi Pasal 44 secara lengkap, termasuk kaitannya dengan penyelesaian proses hukum. Pasal 45 mewajibkan pemberitahuan penghapusan dan/atau pemusnahan kepada subjek data; pengecualian tertentu pada Pasal 50 hanya berlaku dalam rangka pelaksanaan ketentuan Undang-Undang.

Menonaktifkan akun atau menyembunyikan baris dari layar belum membuktikan data sudah dihapus. Periksa apa yang terjadi pada database, berkas, log, ekspor dan salinan di vendor.

Susun jadwal berdasarkan kelompok data

Berikut format kerja dari Kompli. Hubungkan dengan ROPA agar tim tidak membuat dua daftar yang saling bertentangan:

• Kelompok data dan tujuan penggunaannya.
• Sistem utama, salinan, ekspor dan vendor yang menyimpan data.
• Pemilik data dan pihak yang menyetujui jadwal.
• Dasar hukum atau kebutuhan yang menjelaskan lamanya penyimpanan.
• Peristiwa awal hitungan, misalnya berakhirnya hubungan layanan, bila sesuai dasar yang dipakai.
• Lama penyimpanan, waktu peninjauan dan tindakan pada akhir masa simpan.
• Cara menangani keadaan khusus serta bukti tindakan.

Jangan mengisi durasi dengan “selamanya” atau “sampai dibutuhkan” tanpa alasan yang dapat diperiksa. Jika dasar atau angkanya belum jelas, catat sebagai pekerjaan terbuka dan tentukan siapa yang memeriksanya.

Bagaimana jika masih ada kewajiban menyimpan?

Jika suatu aturan mewajibkan penyimpanan, catat nama aturan, jenis data, jangka waktu dan tujuan yang masih diperbolehkan. Kewajiban menyimpan satu dokumen tidak otomatis membolehkan seluruh profil pelanggan dipakai lagi untuk promosi.

Contoh fiktif: seseorang menutup akun toko, sementara bagian keuangan masih perlu memeriksa kewajiban penyimpanan dokumen transaksi. Pisahkan pemeriksaan arsip transaksi dari daftar promosi. Jelaskan apa yang dihapus, apa yang masih disimpan, dan alasannya; jangan menjawab “semua data harus disimpan” tanpa pemeriksaan.

Untuk perkara hukum atau perintah yang memengaruhi penghapusan, minta pihak yang berwenang menilai dasar, data yang relevan dan kapan penahanan penghapusan ditinjau kembali. Jangan membuat pengecualian internal tanpa batas. Permintaan pelanggan ditangani melalui alur hak data pribadi.

Periksa backup dan salinan di vendor

Sebagai langkah teknis, petakan masa simpan cadangan, siapa yang dapat memulihkannya dan bagaimana data yang sudah dihapus dicegah kembali masuk ke penggunaan harian setelah pemulihan. Periksa juga berkas unduhan dan salinan yang dibuat petugas bantuan.

Backup bukan pengecualian otomatis dari kewajiban penghapusan. Jika sistem tidak dapat menghapus satu catatan dari cadangan, catat keterbatasannya dan nilai tindak lanjut terhadap ketentuan yang berlaku. Jangan menjanjikan “terhapus di semua tempat” sebelum hasilnya dapat dibuktikan, atau menganggap menunggu rotasi backup selalu cukup secara hukum.

Sepakati instruksi dan bukti penyelesaian dengan vendor. Pergantian penyedia harus mencakup ekspor yang diperlukan, penutupan akses serta penanganan salinan lama; baca panduan pemeriksaan vendor.

Simpan bukti hasil tanpa membuat salinan baru

Uji prosedur dengan data sintetis sebelum menjalankannya pada data nyata. Tetapkan pemeriksa agar penghapusan tidak mengenai data yang salah atau masih wajib disimpan.

Catatan hasil dapat berisi kategori data, sistem, dasar tindakan, tanggal, pelaksana, hasil pemeriksaan dan referensi pemberitahuan. Simpan bukti di tempat dengan akses terbatas. Jangan memasukkan kembali seluruh data yang dihapus ke laporan penghapusan.

Tinjau jadwal saat tujuan, sistem, vendor atau aturan berubah. Artikel ini merujuk UU yang ditautkan; catatan regulasi menjelaskan batas verifikasi pembaruan aturan pelaksanaan.